Ein Vergabefahrplan für den Kita-Anbau

1Ausgangslage und Rechtsrahmen

Bei einem Bauvorhaben mit Förderfrist entscheidet die Verfahrenswahl früh über den Ausgang. Ein zu schweres Verfahren kostet Monate. Ein zu leichtes lädt zur Rüge ein, sobald ein übergangener Bieter die Vergabe angreift. Die Gemeinde muss deshalb vor dem ersten Schritt klären, welches Recht überhaupt gilt.

Der Bund hat zum 1. Juli 2026 mit dem Vergabebeschleunigungsgesetz das EU-weite Vergaberecht vereinfacht. Seit Juli 2026 sind zudem Direktvergaben bis 50.000 Euro möglich, bei jungen Unternehmen bis 100.000 Euro. Für den Anbau zählt allerdings eine andere Ebene. Der EU-Schwellenwert für kommunale Bauaufträge liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 5.404.000 Euro netto. Alle Lose bleiben weit darunter. Das Verfahren richtet sich damit nach dem Landesrecht mit den kommunalen Wertgrenzen der VergabeVwV Baden-Württemberg. Diese Wertgrenzen haben sich zum 1. Juli 2026 nicht geändert. Sie gelten seit dem 1. Januar 2025 und sind bis zum 1. Oktober 2027 befristet.

Zwei Neuerungen aus dem Bundesgesetz wirken trotzdem in das Vorhaben hinein, weil sie kalendarisch ab dem 1. Juli 2026 gelten. Die Abfrage des Wettbewerbsregisters ist erst ab einem Auftragswert von 50.000 Euro nötig. Auch die Meldung an die Vergabestatistik beginnt erst ab demselben Wert. Für die kleineren Lose entfällt damit Verwaltungsaufwand. Wichtig bleibt der Verfahrensbeginn als Stichtag, denn Verfahren mit Beginn bis zum 30. Juni 2026 laufen nach altem Recht zu Ende. Der Fahrplan hält das Datum des Verfahrensbeginns deshalb je Los fest.

2Verfahrenswahl je Los

Die Objektplanung teilt den Anbau in Lose. Für jedes stellt die Kämmerei den geschätzten Auftragswert den Wertgrenzen des Landes gegenüber. Diese Schätzung ist die dokumentierte Prognose des Auftragswerts vor Verfahrensbeginn und legt fest, welcher Weg offensteht. Im Bau reicht der Direktauftrag bis 100.000 Euro, die freihändige Vergabe bis 216.000 Euro und die beschränkte Ausschreibung bis 1.000.000 Euro. Bei Dienstleistungen wie der Planung liegt die Grenze für den Direktauftrag ebenfalls bei 100.000 Euro, während die Verhandlungsvergabe bis unter 216.000 Euro reicht. Die Tabelle zeigt die sechs Einheiten, die den größten Teil der Bausumme tragen.

Alle Auftragswerte sind zur Anonymisierung gerundet und verstehen sich netto. Die Wertgrenzen stammen aus der VergabeVwV Baden-Württemberg, gültig seit dem 1. Januar 2025 und befristet bis zum 1. Oktober 2027.

Beim Elektro-Los liegt der Einwand nahe, dass ein Direktauftrag das Verfahren um zwei Wochen verkürzt hätte. Das stimmt. Die Schätzung liegt mit 85.000 Euro jedoch nah an der Grenze von 100.000 Euro. Fällt das günstigste Angebot höher aus als kalkuliert, gerät die Verfahrenswahl nachträglich in Zweifel. Drei Vergleichsangebote kosten in diesem Los wenige Tage und nehmen der Entscheidung dieses Risiko.

3Der Fahrplan in sieben Phasen

Der Fahrplan gliedert das Verfahren in sieben Phasen. Alle Zeiträume sind relativ in Wochen angegeben, weil jedes echte Verfahren seinem eigenen Kalender folgt. Die Gemeinde plant vom Beschluss bis zum letzten Zuschlag mit rund zehn Wochen.

Das Raster gilt für die freihändigen Vergaben und die Direktaufträge. Die beschränkte Ausschreibung für den Rohbau braucht mit der Auswahl der Unternehmen und der längeren Angebotsfrist etwa zwei Wochen mehr.

4Die Vergabeakte entsteht mit

Der Fahrplan hat einen zweiten Zweck. Jeder Schritt erzeugt sein Dokument, sodass die Vergabeakte mit dem Verfahren wächst. Niemand muss sie nach dem Zuschlag aus der Erinnerung nachschreiben. Gewicht bekommt das durch die Rechtsprechung, denn das Bundesverwaltungsgericht gesteht unterlegenen Bietern Einsicht in die Bewertung ihres eigenen Angebots zu. Eine nachvollziehbare Begründung je Angebot nimmt einem Nachprüfungsverfahren den Angriffspunkt.

Im Fahrplan entstehen die Kernstücke der Akte an diesen Stellen.

• Vermerk zur Auftragswertschätzung, vor dem Verfahrensbeginn (Woche 1–2)
• Verfahrenswahl-Vermerk mit Begründung je Los (Woche 2–3)
• Fragenprotokoll und Öffnungsniederschrift aus der Angebotsphase (Woche 5–8)
• Wertungsvermerk mit Begründung je Angebot samt Registerabfrage (Woche 8–9)
• Zuschlagsschreiben, Absagen und Statistikmeldung (Woche 9–10)

5Was Schweizer & Partner übernimmt

In echten Verfahren übernimmt Schweizer & Partner drei Aufgaben. Am Anfang steht die Empfehlung zum Verfahrensweg je Los, ausgearbeitet als Vermerk, den die Verwaltung unmittelbar in die Akte übernimmt. Danach folgt das Gerüst aus Fristen und Dokumenten, abgestimmt auf Förderfrist und Sitzungstakt des Gemeinderats. Bei Prüfung und Wertung begleiten wir die Verwaltung bis zum Zuschlag, damit jede Entscheidung mit ihrer Begründung in der Akte liegt. Vergabestelle bleibt die Gemeinde.

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